En corto
- Usa una fila por venta: fecha, producto, cantidad, precio y forma de pago.
- Total = cantidad × precio. Utilidad = total − costo. Neto = total − comisión.
- Al cerrar el mes, suma por fecha y por forma de pago con SUMAR.SI.CONJUNTO.
Muchos negocios saben cuánto vendieron, pero no cuánto les quedó. Entre una cifra y otra hay tres descuentos: lo que te costó la mercancía, la comisión de la terminal o de la app y los gastos del negocio. Un buen control de ventas te deja ver los dos primeros en cada venta, y te da la base para restar los gastos al cierre del mes.
No necesitas un sistema caro. Con una hoja de Excel bien ordenada y cuatro fórmulas sabes qué vendiste, cuánto le ganaste a cada venta y cuánto dinero te llega de verdad por cada forma de pago.
Las columnas que necesitas
Haz una hoja llamada Ventas y usa una fila por cada venta. Estas son las columnas; las que dicen «fórmula» se calculan solas:
| Columna | Qué anotas |
|---|---|
| A · Fecha | El día de la venta. |
| B · Folio | Un número consecutivo: te ayuda a no repetir ni saltarte ventas. |
| C · Producto | El nombre o el código, siempre escrito igual. |
| D · Cantidad | Las piezas que vendiste. |
| E · Precio | A cuánto vendiste cada pieza. |
| F · Total | Fórmula: lo que cobraste. |
| G · Costo | Lo que te costó cada pieza. |
| H · Utilidad | Fórmula: lo que le ganaste, antes de comisiones. |
| I · Forma de pago | Efectivo, tarjeta, transferencia o app. |
| J · % de comisión | Lo que te cobra esa forma de pago (0 % en efectivo). |
| K · Comisión | Fórmula: los pesos que se quedó la terminal o la app. |
| L · Neto | Fórmula: lo que de verdad te llega. |
Escribe la forma de pago siempre igual. Si un día pones «Tarjeta» y otro «tarj», Excel las cuenta como dos cosas distintas. Selecciona la columna I y usa Datos › Validación de datos › Lista con «Efectivo, Tarjeta, Transferencia, App» para elegirla de un menú.
Fórmulas de total, utilidad, comisión y neto
Escríbelas en la fila 2, la primera venta, y cópialas hacia abajo:
| Celda | Qué calcula | Fórmula |
|---|---|---|
| F2 | Total de la venta | =D2*E2 |
| H2 | Utilidad antes de comisión | =F2-D2*G2 |
| K2 | Comisión en pesos | =F2*J2 |
| L2 | Neto que te llega | =F2-K2 |
Si quieres ver cuánto ganaste en cada venta ya descontada la comisión, agrega una columna M con =H2-K2.
Sobre la comisión: usa la tasa real que te cobra tu proveedor. Si te cobra un porcentaje más IVA, multiplícalo por 1.16: por ejemplo, 3.5 % + IVA es 3.5 % × 1.16 = 4.06 %. Si además cobra una cuota fija por operación, súmala a la fórmula de K2:
Celda K2 · Comisión con cuota fija de $3=F2*J2+3
Y si no quieres escribir el costo en cada venta, tráelo de tu lista de productos con BUSCARV, como te explicamos en la guía de utilidad.
Consejo: convierte tu rango en tabla con Insertar › Tabla. Así las fórmulas se copian solas en cada fila nueva y puedes filtrar por fecha, producto o forma de pago.
Ejemplo con dos ventas
Ejemplo con datos ficticios
Así se ven las fórmulas con una venta pagada con tarjeta y otra en efectivo:
| Concepto | Venta 1 (tarjeta) | Venta 2 (efectivo) |
|---|---|---|
| Cantidad × precio | 2 × $120.00 | 1 × $85.00 |
| Total | $240.00 | $85.00 |
| Costo (cantidad × costo) | −$140.00 | −$50.00 |
| Utilidad | $100.00 | $35.00 |
| Comisión (4.06 % y 0 %) | −$9.74 | $0.00 |
| Neto que te llega | $230.26 | $85.00 |
| Ganancia después de comisión | $90.26 | $35.00 |
La venta con tarjeta fue más grande, pero una parte se fue en comisión. Con estas columnas lo ves en cada venta, y no solo cuando revisas tu estado de cuenta.
El resumen del mes
Con la fecha en la columna A puedes sumar solo las ventas de un mes. Por ejemplo, el total vendido en octubre de 2026:
Total vendido en octubre=SUMAR.SI.CONJUNTO(F:F,A:A,">="&FECHA(2026,10,1),A:A,"<"&FECHA(2026,11,1))
SUMAR.SI.CONJUNTO suma la columna F, pero solo en las filas cuya fecha cae entre el 1 de octubre y el 1 de noviembre. Cambia F:F por H:H para la utilidad del mes y por K:K para las comisiones.
Para saber cuánto entró por cada forma de pago, agrega una condición más. Así se suma lo cobrado con tarjeta en octubre:
Ventas con tarjeta en octubre=SUMAR.SI.CONJUNTO(F:F,I:I,"Tarjeta",A:A,">="&FECHA(2026,10,1),A:A,"<"&FECHA(2026,11,1))
Ejemplo con datos ficticios
| Forma de pago | Vendido | Comisión | Neto |
|---|---|---|---|
| Efectivo | $9,800.00 | $0.00 | $9,800.00 |
| Tarjeta (4.06 %) | $6,200.00 | −$251.72 | $5,948.28 |
| Transferencia | $2,500.00 | $0.00 | $2,500.00 |
| Total del mes | $18,500.00 | −$251.72 | $18,248.28 |
Con esta tabla sabes cuánto efectivo debió entrar a la caja y cuánto debe aparecer en tu cuenta del banco. Si prefieres no escribir fórmulas, usa Insertar › Tabla dinámica: pon la fecha en filas, agrúpala por meses y la forma de pago en columnas.
Ojo: esto todavía no es lo que te quedó. Falta restar los gastos del mes (renta, luz, transporte). La cuenta completa está en la guía para calcular la utilidad de tu negocio.
Qué producto te deja más
Crea una tabla dinámica con Producto en filas y la suma de Utilidad en valores, y ordénala de mayor a menor. Muchas veces el producto que más se vende no es el que más deja: uno con poco margen puede ocupar mucho de tu tiempo y de tu dinero. Si descubres uno así, revisa su precio con la guía de precio de venta con margen.
Corte de caja y hábitos
El control de ventas sirve de poco si el efectivo no cuadra. Al cerrar, haz esta cuenta:
Efectivo en caja = fondo inicial + ventas en efectivo − gastos pagados en efectivo − retirosSi no cuadra, revísalo ese mismo día: al siguiente ya no te vas a acordar.
- Registra cada venta el mismo día. Si no alcanzas en el momento, apúntala en papel y pásala al cierre.
- Usa folios consecutivos para detectar las ventas que faltan.
- Compara las ventas con tarjeta o transferencia con tu estado de cuenta, al menos una vez por semana.
- Guarda un respaldo del archivo cada semana, en una memoria USB o en la nube.
Errores comunes
- Anotar solo el total del día. Sabes cuánto vendiste, pero no qué: no puedes ver qué producto te deja más ni qué se está acabando.
- Escribir el mismo producto de formas distintas. «Coca 600» y «Refresco 600 ml» se suman por separado. Usa un código o una lista.
- Olvidar la comisión. Si no la restas, crees que ganaste más de lo que de verdad te llegó.
- Mezclar retiros personales con ventas o gastos. Si sacas dinero de la caja para tu casa, anótalo como retiro.
- Dejar la captura para el fin de semana. Cinco minutos al día bastan; una semana acumulada ya no cuadra.
Esta guía no cubre impuestos (ISR, IVA ni regímenes fiscales). Para eso consulta a un contador o al SAT.